6 pasos para crear tu Plan Anual
Un objetivo sin un plan es sólo un deseo — Antoine de Saint-Exupéry
Todas las personas que trabajamos en sociedad civil tenemos ideas, deseos, proyectos. Pero, si no tenemos un plan, todo eso quedará en buenas intenciones y no veremos los resultados que tanto ansiamos.
Desde La Sobremesa hemos visto que hay desafíos al planificar, muchas veces parece no haber tiempo, ni recursos, ni el conocimiento para crear un Plan Anual. En este artículo, te contaremos los seis pasos — y muchos consejos y sugerencias de nuestros aliados como Open Data Charter y Diálogos — para que puedas iniciar hoy mismo y crear tu propio Plan Anual para tu organización.
Pero primero, ¿qué es un Plan Anual? Es un plan para tu equipo que contiene los objetivos de la organización y del trabajo programático durante un año, junto con los resultados esperados, los indicadores que nos ayudan a ver cómo vamos avanzando y las personas responsables de implementar las actividades para lograr los objetivos.
¿Cuándo deberías crear el Plan Anual? El momento de crearlo es a principios de año, es decir, ¡AHORA! En las primeras semanas del año es cuando tenemos tiempo para proyectar y planificar el año que se nos viene.
¿Cómo deberías crear el Plan Anual? En base a nuestra propia experiencia como La Sobremesa — y según las experiencias de nuestros aliados-, te aconsejamos dedicar varias horas a esta planificación. Esto puede ser en varias sesiones virtuales de 3 a 4 horas -como lo hicimos con nuestro aliado Open Data Charter-, o bien, puede ser en un Retiro Anual en persona donde trabajas, de forma presencial, en una jornada intensiva, durante uno, dos o, incluso, tres días -como lo hicimos con Diálogos.
¿Quién debería estar involucrado en crear un Plan Anual? Debe estar dirigido por la Dirección Ejecutiva e involucrar a los directores de proyectos. Lo ideal es que todo el equipo pueda ser parte. Para ello, nuestros aliados sugieren buscar una facilitadora externa (como nosotras en La Sobremesa) para diseñar y liderar los espacios de discusión como sesiones de trabajo virtuales o retiros anuales. De otra forma, esta labor recaerá en la Dirección Ejecutiva y nos perderemos de mucha riqueza en el proceso de reflexión de parte de quien ocupa ese rol, como nos cuenta Natalia Carfi, directora ejecutiva de Open Data Charter.
Ahora que ya tenemos un poco de contexto, pasemos a los 6 pasos, en 3 etapas, para realizar un Plan Anual: (1) Preparar, (2) Crear e (3) Implementar.
Etapa 1: Preparar
Esta es la primera etapa de la construcción de un Plan Anual, en donde (Paso 1) Reflexionamos sobre cómo nos fue el año pasado, (Paso 2) Analizamos el contexto, y (Paso 3) Envisionamos este año.
Paso 1: Es importante comenzar con una Retrospectiva del Plan Anual anterior para saber qué tal nos fue como organización: ¿qué logramos?, ¿en qué fallamos?, ¿qué podemos aprender de lo ocurrido? Todo esto es para entender cómo podemos mejorar este nuevo Plan Anual.
Paso 2: Necesitamos hacer un Análisis del Contexto. Si perteneces a una organización que busca incidir en políticas públicas, piensa en cómo se viene el año a nivel sociopolítico. ¿Es un año electoral o pre-electoral? ¿Cómo puedes usar este momento como una oportunidad para posicionar tu tema? ¿Hay alguna crisis política sucediendo o a punto de explotar? ¿Cómo puedes mitigar los efectos negativos que esta última pueda tener sobre tu agenda o tu organización?
Paso 3: Luego, te recomendamos Revisar tu Estrategia multianual Organizacional para tener presente tu misión, visión, teoría de cambio y los objetivos que identificaste para los siguientes 3 a 5 años. En el caso de no tener una Estrategia Organizacional, debes dedicarle un tiempo a pensar en tu organización, los programas o líneas estratégicas y los proyectos.
Tip de La Sobremesa: Si no tienes una Estrategia Organizacional, te recomendamos crear una para poder tener una estrella de norte que oriente tu trabajo. Si te interesa profundizar más en la Estrategia Organizacional, estate atento porque pronto publicaremos un blog post sobre ese tema. Sin esta estrategia, corres el riesgo de que tu trabajo tome vida propia (y no en el buen sentido) y puedes llegar a ser esclavo de las tendencias de los donantes perdiendo la conexión con tu misión.
Respecto de esto, Mercedes de los Santos, coordinadora de proyectos en Open Data Charter, destaca por qué fueron útiles los ejercicios de reflexión para crear el Plan Anual.
“Cuando uno ve que el interés de los donantes va hacia algún lugar, uno, como organización, intenta ir hacia ahí. Pero lo que termina pasando es que quizás no está tan vinculado con la misión de la organización y nos convertimos en organizaciones 'catch all' siguiendo las agendas de los donantes.”
En este sentido, es clave ser consciente de tu misión como organización, tener claros tus límites y, a la vez, mantenerte flexible para poder tomar esas oportunidades que sí se alinean contigo.
Etapa 2: Crear
Una vez que hemos reflexionado y preparado todo lo necesario para darle forma a nuestro Plan Anual, nos queda (Paso 4) Crear los Objetivos y Resultados esperados para el año y, luego, (Paso 5) Crear Indicadores para identificar cómo vamos progresando hacia nuestras metas
Paso 4: Primero, debemos crear los Objetivos que queremos cumplir durante el año. Para ello, hay que pensar en dos tipos de metas:
- Objetivos de trabajo: con base en tus proyectos, tus programas, tus líneas estratégicas y, siempre, en tu teoría de cambio y objetivos de la Estrategia Organizacional;
- Objetivos internos de la organización: pensando en el fortalecimiento organizacional, administración, operaciones, sostenibilidad financiera, desarrollo del equipo, desarrollo de cada miembro del equipo. Todo esto ayudará a fortalecer a la organización y a los miembros que la componen.
Al crear los objetivos, recuerda que se trata de los objetivos para un año solamente. No te plantees demasiados objetivos, ni internos ni de trabajo. Sé realista y estratégico con qué se tiene que cumplir y qué oportunidades se deben tomar.
También es importante crear Objetivos SMART: Specific (específicos); Measurable (medibles); Achievable (alcanzables); Realistic (realistas); y Time-bound (con tiempos específicos). Sabemos que es un desafío: se trata de un proceso que, muchas veces, es difícil y toma tiempo. Por eso, te recomendamos crear primero los objetivos y, luego, transformarlos en "SMART". También es importante identificar cuáles son los resultados de esos objetivos e, incluso, cuáles son los impactos que quieres ver. Esto te ayudará con el siguiente paso:
Paso 5: Para poder ver cómo avanzamos hacia nuestros objetivos, nos queda crear los Indicadores. Sí, este es el famoso “monitoreo y evaluación”. Y no, no se hace solamente para tus donantes. ¡Es realmente poderoso usarlos para tus propios propósitos como organización! Hay varios tipos de indicadores: de resultados, de progreso, de impacto. Aunque no vamos a cubrirlos en detalle, te dejamos esta herramienta de nuestras amigas de ImpactaLatam (liderado por Beatriz Irarrazaval) para explorarlos más.
Crear los objetivos, resultados e indicadores de un Plan Anual es un desafío pero vale cada minuto invertido ya que permite conectar tu visión de gran escala con los objetivos concretos. Este proceso les permitió identificar, de cada problema, qué soluciones podían implementar y cómo traducirlo en acciones precisas. Mercedes lo explica así:
“Para nosotros, lo más importante e impactante fue desagregar esos objetivos generales, que teníamos como organización, en acciones concretas de manera tal que nos pudiese ordenar en la diaria. Qué acciones y qué actividades teníamos que llevar como equipo y, también, en lo individual”.
Etapa 3: Implementar
Ahora bien, de nada sirve un Plan Anual si no lo puedes implementar. Para eso, necesitas un (Paso 6) Plan de Implementación.
Paso 6: Para implementar el Plan Anual que creaste, tu equipo tiene que ponerse de acuerdo sobre dos cosas:
- ¿Cual es la herramienta(s) que quieren usar para trackear la implementación? Si tienen alguna herramienta que ya usan para trackear la implementación de sus proyectos, quizás quieran pensar en usar esa misma para el Plan Anual. O bien puede ser otra herramienta para mantener el día a día separado, aunque te recomendamos crear puntos de convergencia. Para definir los detalles de la herramienta, pregúntense: ¿nos funcionó esta herramienta?; ¿quiénes van a estar a cargo de revisar la herramienta? ¿cuántas veces esperamos que eso pase?; ¿qué nivel de detalle necesitamos trackear?
- ¿Cuándo van a reflexionar sobre su progreso en la implementación? Hemos visto, con nuestras socias, que se han planteado reuniones mensuales o cada tres meses para revisar, reflexionar y aprender sobre cómo han ido implementando el Plan Anual. Todo el equipo debe participar en esas reuniones.
Aquí, algunos consejos prácticos desde La Sobremesa y nuestros aliados:
a) Agenda todas las reuniones de reflexión para todo el año. En La Sobremesa, por ejemplo, agendamos reuniones mensuales (monthly) y cuatrimestrales (quarterly) para evaluar los progresos y hacer ajustes en nuestra planificación, objetivos y proyecciones.
b) Reserva entre dos a tres horas para cada reunión. Dedícale tiempo a estos momentos de reflexión. Por ejemplo, Dialogos tiene reuniones de medio día cada mes para hablar sobre momentos de innovación, incluyendo reflexiones sobre su trabajo pasado.
c) Crea la agenda de reflexión de antemano. Puedes crear una agenda base y revisarla antes de cada reunión. Tener una agenda y preparar los materiales de antemano te va a ayudar a enfocar la reunión y tener conversaciones más estratégicas.
d) Piensa en cómo vas a aplicar tus aprendizajes. Por ejemplo, para nosotras, en La Sobremesa, tiene más sentido dividir los aprendizajes “por tipo de trabajo” (por acompañamiento de una Estrategia Organizacional, un Plan de Sostenibilidad, o bien, un Plan Anual) en lugar de “por proyecto”, para que nos sea útil en siguientes proyectos.
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Si aún estás leyendo, ¡te felicitamos por tu dedicación al Plan Anual! Este es el momento del año perfecto para hacerlo. Verás que toda la inversión de tiempo que hagas rendirá sus frutos y hará que puedas ahorrar tiempo, dinero y energía el resto del año. Acuérdate que puedes pedirnos la plantilla del Plan Anual haciendo click aquí.
El acompañamiento para crear tu Plan Anual no sólo va a darte un rumbo para ese año sino, también, te permitirá adquirir capacidades instaladas que podrás utilizar al momento de planear cada año siguiente. Si quieres hablar con nosotras sobre liderar y facilitar tu propio proceso, contáctanos aquí.
