Cómo planear tu retiro anual: Una Hoja de Ruta
¿Te has dado cuenta de que los mejores momentos de planificación no siempre suceden en la oficina, ya sea de forma presencial o virtual? Un retiro anual podría ser justo lo que tu organización necesita para alinear sus metas, fortalecer a su equipo y comenzar el 2025 con una visión clara y compartida.
Un retiro bien diseñado es mucho más que una reunión fuera de la oficina. Es una oportunidad para desconectar de las tareas diarias, conectar con el propósito de tu organización y planear el futuro en conjunto.
Reúne a tu equipo, crea espacios donde todas las voces sean escuchadas y motiva a cada miembro a participar activamente en establecer metas y encontrar cómo alcanzarlas. Cuando todos comprenden qué queremos lograr y por qué, el compromiso crece, el equipo se fortalece e inspira, y el camino se vuelve más claro.
Si estas considerando organizar un retiro para tu organización, aquí te contamos cómo hacerlo.
1. Define objetivos claros para crear una buena agenda
Primero que todo, define lo que quieres lograr. ¿Es momento de reflexionar sobre los aprendizajes del año? ¿Vas a revisar una estrategia multianual? ¿Crear un Plan Operativo Anual? O tal vez, ¿quieres hablar de nuevos procesos, protocolos o políticas?
Sea cual sea el caso, asegúrate de que tu agenda refleje esos objetivos y dejes suficiente espacio para el trabajo profundo y la colaboración. No intentes abarcar demasiado en poco tiempo.
El descanso y el tiempo libre también son importantes para que tu equipo disfrute. No olvides incluir momentos informales para compartir: cenas, salidas o incluso una simple caminata pueden fortalecer los lazos entre colegas y mejorar la dinámica del equipo.
En general, un retiro anual incluye tanto la revisión de lo aprendido el año anterior como la planificación para el siguiente. Es ideal comenzar con reflexiones sobre cómo les fue el año pasado, tanto en lo programático como en lo organizacional. Un buen ejercicio para sistematizar los aprendizajes es ‘Mantener, Arreglar, Probar’ (Keep, Fix, Try).
Luego, usen esas lecciones para planear el próximo año. El Plan Operativo Anual (POA) debe incluir planes específicos para cada área programática, pero también para la organización en términos administrativos y operativos. Una vez lo tengan, revisen que sea realista y no demasiado ambicioso. Finalmente, definan cómo harán seguimiento de los avances: ¿serán reuniones trimestrales, por programa o en otro retiro?
No olvides compartir la agenda con tu equipo de antemano para que sepan qué esperar… ¡y se emocionen!
2. Escoge el mejor momento para tu equipo
Con la agenda en la mano, ¡es hora de fijar una fecha! Para los retiros anuales, el objetivo suele ser planificar el año, por lo que muchas organizaciones eligen diciembre o enero, para cerrar o iniciar el ciclo. Otras prefieren hacerlo en otro momento, cuando sea más conveniente entre las entregas a donantes o para dar un respiro a mitad de año.
¿Cuánto tiempo deberían tomarse como equipo? Basándonos en experiencias pasadas, recomendamos al menos dos días, pero lo ideal serían tres o incluso una semana. Sabemos que el tiempo y el presupuesto pueden ser limitantes, pero esta inversión vale mucho tanto a nivel organizacional como personal para el equipo.
3. Encuentra un lugar que inspire y relaje
La elección del lugar puede marcar la diferencia en tu retiro. Te recomendamos salir de la oficina y encontrar un espacio que relaje y energice. Lo ideal es salir de la ciudad y buscar un entorno en la naturaleza. Para el área de trabajo, busca lugares con luz natural, opciones para estar al aire libre y espacios versátiles. Debe ser lo suficientemente amplio para que el equipo esté cómodo, pueda trabajar en grupos pequeños y reunirse en conjunto. Es clave que el entorno motive y energice al equipo para participar activamente.
Si ya tienes un lugar en mente, asegúrate de reservar con tiempo, preferiblemente tres meses antes. Los centros de retiros o casas suelen ser más acogedores que los hoteles y fomentan mejor el trabajo en equipo. ¡Cuéntanos dónde has hecho retiros antes!
4. Escoge una facilitadora para que las/os líderes también participen
Un retiro efectivo requiere una facilitación clara. Si decides hacerlo internamente, asigna un equipo de facilitación que trabaje con una guía detallada, practique la agenda y se apoye mutuamente durante todo el retiro. A quienes quieran involucrarse más, dales la oportunidad de hacerlo, ya sea ayudando a crear la agenda, dando retroalimentación o facilitando alguna sesión.
Sin embargo, te sugerimos contar con una facilitadora externa, lo que permitirá que todo el equipo, incluidos los líderes, participe plenamente en las dinámicas sin preocuparse por los tiempos o la dirección de las sesiones. En La Sobremesa, hemos facilitado numerosos retiros presenciales, desde el diseño, la preparación, la facilitación hasta la sistematización, para organizaciones como Fondo de Acción Urgente, IRIS, Oxfam México, Visibles, Diálogos, y Horizontal. También hemos liderado talleres relacionados con proyectos para Instituto de Liderazgo Simone de Beauvoir, Alianza Campo Justo, reAcción y el Center for Digital Resilience. Sabemos cómo crear ese espacio donde las ideas fluyen, las conexiones se fortalecen y los planes se concretan.
Tanto si decides trabajar con una facilitadora externa como si no, es recomendable realizar reuniones de preparación por la mañana para resolver dudas, y al final de cada día, llevar a cabo una sesión de retroalimentación con los facilitadores y, si es posible, con todo el equipo, para ajustar lo necesario para el día siguiente.
5. Sistematiza los resultados para dar seguimiento
Si cuentas con una facilitadora externa, pídele apoyo para la toma de notas y la sistematización de los resultados. Si prefieres hacerlo en equipo, designa a alguien como responsable de tomar notas. Esa persona será la única que use una computadora, para asegurarse de que toda la información clave quede registrada.
Después del retiro, sistematiza y sintetiza esas notas en un documento que te sirva como referencia para futuros planes: ya sea para un informe del retiro que enviarás a tus donantes, tu POA, una carta Gantt, un task manager, o cualquier otra herramienta que te ayude a poner las ideas en acción.
Lo más importante es que apliquen y den vida a todas las ideas y planes que surgieron del retiro.
Si sientes que tu organización se beneficiaría de un retiro como este, ¡es el momento de actuar! Contáctanos y empecemos a planificar juntas. Un 2025 lleno de logros comienza con un equipo bien alineado.
