Vacante: Líder de Administración

La Sobremesa es una consultora que facilita procesos de reflexión y aprendizaje para la sociedad civil en América Latina. Generamos espacios de aprendizaje, herramientas para la transformación y acompañamientos personalizados para que las organizaciones, liderazgos, redes y donantes de la sociedad civil de Latinoamérica puedan alcanzar su misión de forma innovadora y saludable. Para ello, damos consultorías a la medida para diversas organizaciones, redes y donantes.

Actualmente, estamos en la búsqueda de un/a Líder de Administración. La Sobremesa es una consultora con una situación fiscal bastante única. Tenemos base fiscal en dos países: Estados Unidos (single-member LLC) y en México (RESICO). Nuestra sede fiscal principal es en los Estados Unidos (Wisconsin); no obstante, nuestras operaciones y clientes se centran en América Latina. Por lo tanto, estamos en busca de alguien con experiencia en administración en ambos lugares, tanto en los Estados Unidos como en América Latina, preferiblemente en México.

¿QUÉ NECESITAMOS?

El o la Líder de Administración asiste en la ejecución y mantenimiento de la administración de La Sobremesa, asegurando que la organización funcione de manera eficiente y productiva. Trabaja en estrecha colaboración con nuestra Directora y Fundadora, Anca Matioc, para ejecutar transacciones financieras, mantener registros financieros, comunicarse con nuestros contadores, gestionar a nuestros clientes, mejorar los flujos de trabajo internos de la administración y desarrollar y respaldar al equipo de La Sobremesa en otras tareas administrativas según sea necesario.

Este puesto requiere una disposición horaria de, aproximadamente, 5 días (o 40 horas) al mes, según las necesidades de La Sobremesa. El contrato inicial es por 3 meses, con la posibilidad de extenderse más allá de ese plazo.

RESPONSABILIDADES

Gestión financiera e informes

• Preparar y procesar las facturas y nóminas de nuestro equipo, consultores y proveedores, mensualmente.
• Manejar de pagos con cuenta corriente (checking), tarjetas de crédito (de EEUU) y con PayPal de La Sobremesa. Nota: Para poder manejar pagos, estamos buscando a alguien con número de seguridad social de EEUU.
• Monitorear y trackear información contable y archivar documentos de forma electrónica en nuestro sistema de Google Docs.
• Liderar todas las actividades de cierre de fin de mes y cierre del trimestre: pagos a proveedores, liquidación de gastos, archivo y recepción de facturas, completar hojas de cálculo internas, etc.
• Apoyar a la Directora en la elaboración de metas financieras anuales, mensuales y trimestrales.

Cumplimiento

• Mantener nuestros libros contables usando Quickbooks.
• Ayudar en el mantenimiento de los archivos requeridos a nivel nacional (Estados Unidos) y los archivos de cumplimiento estatal (en Wisconsin).
• Apoyar el pago de impuestos trimestrales en Estados Unidos y mensuales en México (si estuvieras en México).
• Asistir al contador de Estados Unidos en la conciliación bancaria, además de vinculación con el contador de México.

Gestión de equipos y consultores

• Preparar y actualizar contratos para nuestro equipo y consultores.
• Apoyar a la Directora y al equipo en la organización de viajes y eventos relacionados con el trabajo.

Gestión de clientes

• Preparar contratos con nuestros clientes.
• Gestionar a estos clientes, enviarles y hacer seguimiento de nuestras facturas y pago.

REQUISITOS PARA EL PUESTO

• Entre 3 y 5 años de experiencia como Líder o Asistente de Administración.
• Experiencia administrativa en Estados Unidos y/o en América Latina (preferiblemente México).
• Bilingüe, con fluidez en inglés y español.
• Tener un número de Seguro Social de Estados Unidos, para facilitar los pagos y actividades de nuestras necesidades bancarias.

Queremos alguien…

• Proactivo/a, buscando constantemente mejorar nuestros sistemas y procesos administrativos para lograr mayor eficiencia e impacto.
• Eficiente y bien organizado, con capacidad para hacer un seguimiento y análisis de nuestros registros financieros y metas, con atención a los detalles, habilidades de gestión y puntualidad.
• Experiencia y conocimiento extenso en hojas de cálculo, especialmente Google Spreadsheets, nuestra herramienta de seguimiento financiero, y Google Drive, nuestro sistema de archivo.
• Capaz de priorizar de manera estratégica entre varios miembros del equipo y clientes con necesidades concurrentes.
• Dispuesto/a a trabajar codo a codo con nuestra Directora Ejecutiva en todas las demás tareas administrativas y operativas relacionadas con La Sobremesa.

DESEABLE PARA EL PUESTO:

• Experiencia trabajando como líder de administración para empresas en ambos países, Estados Unidos y México.
• Conocimiento de Quickbooks, la plataforma de contabilidad.
• Conocimiento de nuestras plataformas de trabajo como Slack, Toggl, Asana, entre otras.

¿CÓMO POSTULAR?

Responder a esta encuesta, con 12 preguntas. Allí te vamos a pedir que incluyas tu CV.

Las aplicaciones serán recibidas hasta el día viernes 27 de octubre de 2023.

¡Muchas gracias por tu interés en el puesto y suerte con la postulación!